Antrag Unterrichtung zum Stand der Einführung des Ratsinformationssystems

Antrag

Die Freien Wähler stellen den Antrag, dass die Verwaltung in der nächsten Gemeinderatssitzung den Gemeinderat über die Einführung des Rats-Informationssystems unterrichtet. Hierbei sind insbesondere folgende Fragen zu klären:
1. Wann wird die Nutzung des Ratsinfosystems verbindlich, d.h. die Verteilung der Sitzungsunterlagen in Papierform eingestellt?
2. Plant die VW eine Einführungsschulung für eine effiziente Nutzung und Umgang mit dem System und wenn ja, wann?
3. Lt. Aussage dem BM in der Sitzung vom 05.07. wurden die Tablets den Gemeinderäten geschenkt. Ist sich die Verwaltung über die damit verbundenen Folgen bewusst (Ersatzbeschaffung von Geräten
nach Ausscheiden eines GR oder nach Neuwahlen; Übergang des Risikos aus Verlust / Beschädigung etc. auf den einzelnen GR; keine Möglichkeit der Verwaltung, auf die Art der Verwendung des
Geräts / der Speicherung der Daten Einfluss zu nehmen)?
4. Sollte 3 so nicht zutreffend sein, wann legt die VW einen Vorschlag für eine mit den Gemeinderäten abzuschließende Nutzungsvereinbarung für die Geräte vor?

Ergebnis

Der Antrag wurde in der Gemeinderatssitzung vom 26.09.2016 beraten.
Hier der Auszug aus dem Sitzungsprotokoll zu diesem Punkt:
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Ende vergangenen Jahres wurden durch die Verwaltung im Benehmen mit dem Rechenzentrum für die Gemeinderäte Tablets auf Windowsbasis beschafft. Nachdem im Februar die Betreuung der EDV nach außen vergeben wurde, wurde sehr rasch darauf aufmerksam gemacht, dass die Umsetzung des Ratsinformationssystems mit der vor-handenen EDV Struktur nicht machbar ist. Mittlerweile sind die notwendigen Anpassungen erfolgt. Als letztes steht an die für das Ratsinformationssystem erstellte App kostenpflichtig auf die Tablets aufzuspielen samt der dazu notwendigen Software. Trotzdem lässt die Bedienerfreundlichkeit zu wünschen übrig und bleibt die Hardware reparaturanfällig. Alternativ –und hierzu rät die betreuende EDV Firma- sollten IPads angeschafft werden, auf der die App kostenfrei eingestellt werden kann. Damit wäre eine optimale Ausstattung besonders in der Anwenderfreundlichkeit und auch in der Schnelligkeit vorhanden. Hierüber sollte vor einer Entscheidung über die Schulung des Gemeinderats und zur verpflichtenden Handhabung des Systems Beschluss gefasst werden. Daher schlägt der Vorsitzende vor, hierüber in der Gemeinderatssitzung vom 18.10. zu beraten.

Inzwischen hat die Schulung stattgefunden und das Ratsinformationssystem ist in Betrieb. Die Gemeinderäte können über die Web-Browser oder über eine App auf alle Sitzungsunterlagen und Niederschriften zugreifen. Für die Bürgerinnen und Bürger wurde ein ‚Bürgerinfo-Portal‘ eingerichtet, das über die Homepage der Gemeinde erreichbar ist. Über dieses Bürgerinof-Portal sind alle in öffentlicher Sitzung behandelten Tagesordnungspunkte und die zugehörigen Vorlagen und Unterlagen einsehbar, ebenso die Niederschriften der öffentlichen Sitzungen.

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